ГОСТ 32400-2013 PDF

Полное наименование и описание

ГОСТ 32400-2013. Информационная технология. Руководство по выбору и внедрению систем электронного документооборота (СЭД). Стандарт устанавливает общие положения, требования и рекомендации по организации, выбору, внедрению и эксплуатации систем управления электронными документами и электронного документооборота в организациях различных типов.

Аннотация

Документ содержит руководство по оценке потребностей организации в автоматизации документооборота, критериям выбора СЭД, основным функциональным требованиям (регистрация, хранение, маршрутизация, доступ, версия и контроль изменений), требованиям по безопасности, интеграции с другими ИТ-системами и сопровождению внедрения. Предназначен для информационных служб, ИТ-подразделений, руководителей проектов и поставщиков программного обеспечения.

Общая информация

• Статус: Действующий национальный стандарт РФ (по состоянию на дату публикации)
• Дата публикации: 2013
• Организация-издатель: Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) / Росстандартизированный национальный орган
• ICS / категории: 35.020.40 (Информационная технология; управление документами), 35.240 (Информационные системы)
• Редакция / версия: Первая редакция, принята 2013 г.
• Количество страниц: ~20–50 (ориентировочное, зависит от официального публикационного оформления)

Область применения

Стандарт применяется при разработке, выборе и внедрении систем электронного документооборота и систем управления документами в государственных учреждениях, коммерческих организациях, негосударственных структурах. Рекомендован для использования при формировании технических заданий, требований к закупкам, оценке поставщиков СЭД и при выработке внутренней политики по документообороту и архивному хранению электронных документов.

Ключевые темы и требования

• Определение понятий, применяемых в сфере электронного документооборота и управления электронными документами.
• Критерии выбора СЭД: функциональность, масштабируемость, совместимость с существующей ИТ-инфраструктурой.
• Требования к функциональности: регистрация документов, маршрутизация и согласование, контроль версий и истории изменений, полнотекстовый поиск, управление доступом и ролями.
• Требования по защите информации: механизмы аутентификации, разграничение прав, шифрование, обеспечение целостности и непротиворечивости записей.
• Интеграция с другими системами: учетными системами, системами хранения, почтовыми сервисами и ЕСИА при необходимости.
• Организация внедрения: оценка текущих процессов, план перехода, обучение пользователей, сопровождение и техподдержка.
• Архивирование и долговременное хранение электронных документов, требования к метаданным и форматам файлов для обеспечения доступности и читаемости.

Применение и пользователи

Стандарт предназначен для специалистов по информационным технологиям, руководителей проектов цифровизации, сотрудников служб документационного обеспечения и архивов, закупщиков ИТ-решений, поставщиков и разработчиков систем электронного документооборота. Применяется в государственных органах, муниципалитетах, коммерческих предприятиях различных отраслей, высших учебных заведениях и НКО.

Связанные стандарты

В числе связанных документов — стандарты и руководящие документы по информационной безопасности, архивному делу и форматам файлов, а также другие национальные и международные стандарты по управлению электронными документами и рабочими процессами. Возможны ссылки на ГОСТы по метаданным и классификации документов, а также на рекомендации по электронным подписям и обмену электронными документами.

Ключевые слова

электронный документооборот, СЭД, управление документами, метаданные, безопасность информации, архивация, интеграция, функциональные требования, внедрение, стандартизация

FAQ

В: Что это за стандарт?

О: Руководство по выбору, внедрению и эксплуатации систем электронного документооборота и управления электронными документами, устанавливающее рекомендации по функциональным и организационным требованиям.

В: Что он регулирует?

О: Стандарт регулирует вопросы определения требований к СЭД, описывает основные функции, требования к безопасности и хранению документов, а также рекомендации по процессу внедрения и сопровождения.

В: Кто обычно использует?

О: Информационные службы, ИТ-подразделения организаций, руководители проектов по автоматизации документооборота, поставщики и разработчики СЭД, архивные службы и специалисты по информационной безопасности.

В: Он актуален или заменён?

О: На момент издания стандарт был актуален (2013). Для подтверждения текущего статуса рекомендуется сверять реестр национальных стандартов и обновления Росстандарта, поскольку возможны новые редакции или заменяющие документы.

В: Это часть серии?

О: Да, стандарт относится к комплексу документов в области информационных технологий и управления документами и часто рассматривается вместе с другими национальными и отраслевыми стандартами по документообороту, информационной безопасности и архивному делу.

В: Какие ключевые слова?

О: электронный документооборот, СЭД, управление документами, метаданные, безопасность, архивация, внедрение